Uživatel:CeSt/AS

Volby do AS UK

Metodika a technologie voleb do AS UK

Harmonogram voleb

Harmonogram voleb 1. LF do AS UK pro volební období 2015 – 2018:

1. Volby byly vyhlášeny 6.6. 2014
2. Volby 2014 proběhnou 11.11. 10:00 – 18:00 hodin a 12.11. 10:00 – 14:00 hodin
3. Za členy dílčí volební komise jsou jmenováni: as. MUDr. Pavel Šnajdr, Ph.D., předseda – Anatomický ústav 1. LF UK, as. RNDr. Bohuslava Trnková - ÚLBLD 1. LF UK a VFN, as. MUDr. Ivan Šebesta, CSc. – ÚLBLD 1. LF UK a VFN, MUDr. Marek Hilšer – ÚBEO 1. LF UK, Adam Tesař – student VL, (Michal Hodas, náhradník – student ZL)
4. Objednat spolupráci "přijímačového týmu". zajistí Štuka
5. Předjednat tiskárnu - termíny, cenu a papír na základě zkušeností z minula zajistí Štuka
6. Písemné návrhy na kandidáty se podávají do podatelny fakulty nejpozději do 22. 10. 2014 do 12:00 hodin. Obálka s písemným návrhem musí být označena textem – VOLBY AS UK 2014.
7. 22.10. 2014 13:00 Vyzvednout návrhy z podatelny a zpracovaní kandidátky - (Dr. Šnajdr a kolektiv)
8. Seznam kandidátů poslat Fidlerovi, aby vypracoval návrh volebních lístků ve formátu vhodném pro scanování. Štuka
9. Dílčí volební komise zveřejní seznam kandidátů v abecedním pořadí na úřední desce fakulty a internetových stránkách fakulty nejpozději do 31. 10. 2014. (zařídí dr.Šnajdr v kooperaci s IT a paní Svobodovou)
10. Do 15 dní před volbami (27.10.) by měla tajemnice dodat seznamy studentů a zaměstnanců.
11. Předseda volební komise si vyžádá čestná prohlášení a upraví seznam zaměstnanců.
12. Podle předběžné tabulky udělá dr. Šnajdr rozpis "služeb" - do 3.11.2014
13. Zaučení členů komise do počítačového programu - samostudium - je to všechno na webu (kde? ing. Martiňák vloží odkaz)
14. Volební místnosti:

1. Faustův dům - Ústav humanitních studií v lékařství 1. LF UK, Karlovo nám. 40, Praha 2 – č. místnosti 15, 1. patro;

2. Fyziologický ústav 1. LF UK, Albertov 5, Praha 2, č. místnosti 3055, 2. patro.

3. Ústav vědeckých informací 1. LF UK, U Nemocnice 4, Praha 2, denní místnost

1. Instalace 2 počítačů a napojeni na sít- Štuka - do 10.11.
2. Urny budou připravené na rozvoz 10.11. v cca 9,30, převezme člen volební komise - (dohodneme se v tydnu od 3.11.) (urny a rozvoz zajistí pí. tajemnice a správce budov)
3. 11. a 12. listopadu 2014 do Akademického senátu Univerzity Karlovy. Volební místnosti budou otevřeny

11. 11. 2014 10.00 – 18.00 hodin

12. 11. 2014 10.00 – 14.00 hodin

1. V mistnosti musi byt vzdy minimálně 2 členové komise".
2. V ÚT 11.11. v 18 h zalepit urny a ulozit, zabezpecit volebni listky a seznamy, mistnost zamknout, klice - ?clen volebni komise? - zjistim
3. Ve St 12.11. 10 h - otevrit volebni mistnost, v 14 h zalepit urny a ty se odvezou do velké terminálovny U nemocnice 4 na zpracovani
4. Zpracování provádí "tým přijímaček", dohlížejí členové volební komise.
5. O výsledcích voleb komise neprodleně informuje mailem předsedu Hlavní volební komise.

Volební místnosti

Volební místnosti budou:

1. Faustův dům - Ústav humanitních studií v lékařství 1. LF UK, Karlovo nám. 40, Praha 2 – č. místnosti 15, 1. patro;
2. Fyziologický ústav 1. LF UK, Albertov 5, Praha 2, č. místnosti 3055, 2. patro.
3. Ústav vědeckých informací 1. LF UK, U Nemocnice 4, Praha 2, denní místnost

? Rozdělení voličů do volebních místností stanoví a zveřejní v dostatečném předstihu na úřední desce fakulty dílčí volební komise.

Zdroje dat

• Odkud se vezmou seznamy akademiků a studentů:
  • II-cl.4,bod (4) Tajemník fakulty průběžně udržuje a aktualizuje voličské seznamy.
  • Konkrétně: OVT dá dohromady data studentů ze SiS a data z personálního oddělení a vyrobí kompletní seznam voličů, který bude dále naimportován do webové aplikace. PGS studenti, kteří se rozhodnou volit za zaměstnance, tuto skutečnost včas nahlásí na personální oddělení, ať OVT může v připravovaném seznamu odstranit duplicity.
• Jak moc budou aktuální ke dni voleb:
  • 3 týdny před volbami je termín k rozhodování postgraduálních studentů. Pravděpodobnost, že se změní aktuální stav studentů koncem října je asi minimální. Mohou nastoupit někteří zaměstnanci fakulty a pak je toto dle volebního řádu starost tajemníka, aby tyto změny pracovníkům IT nahlásil.

Info z minulých voleb

Počty voličů - minulé volby, celkový počet voličů pro volby AS 2007 - 2010:

z celkového počtu 5.493 voličů se zúčastnilo ve volbách 1.712 voličů, což odpovídá účasti 31,2%.

Počet volených osob - kandidátka měla v roce 2007 - 75 jmen.

Tisk volebních lístků ve dvojí barvě (studenti, zaměstnanci 1:LFUK) zajistila tajemnice fakulty

Volebních uren bylo 10ks, ve třech volebních okrscích volili studenti + zaměstnanci.

Webová aplikace https://volby.lf1.cuni.cz obsahuje v tuto chvíli již reálná, aktuální data.

Na požádání je možné tato data vyexportovat do XLS.

Metodika voleb

Volební místnosti

1.LF

1. Faustův dům, Akademický klub
2. Fyziologický ústav, Albertov 5

• • Seznam volebních místností , název,(kódové označení(?) doplnit!)

Každá volební místnost musí být vybavena (prerekvizity)

• tištěný seznam voličů uspořádaný podle abecedy (jeden společný?)
• volebními lístky dvou barev (nebo dvou označení)
• dostatečný počet vhodných fixek (tlustší hrot)
• dvě odlišené volební urny označené pořadovým číslem místnosti
• 1-2 ks počítače (NB) s připojením na internet (2 PC jen ve velkých)
  • Pracoviště mimo areál bude nutno požádat aby zajistila PC s připojením. Jinak koupit notebooky? Pokud v místě nebude připojení, musí se koupit přenosná připojení (á 4,5 tis.)

Volební lístky

• Vytištěno bylo 2000 volebních lístků akademických a 5000 lístků studentských.

• Volební lístky budou barevně (nebo jinak) odlišné pro Studenty a Učitele.

Společná kandidátka může obsahovat cca 80 jmen (minule jich bylo 75, dva sloupce, jeden sloupec učitelé, druhý studenti).

• Volební lístky musí mít dostatečně velká pole pro jména kandidátů
• lístky by měly být dvojjazyčné (nápisy

Materiál volebních lístků

Bílé studentské lístky trochu zlobily v podavači tiskárny. Barevné akademické byly v pohodě.

• Lístky v nakladu 5.000 ks byly vytištěny na 170g křídu, což je papír, který má na sobe jakýsi „zátěr“, ktery zlepsuje vlastnosti pri tisku.
• Listky v nakladu 2.000 Ks byly vytisteny na 160g bezdrevy nenatirany papir, navic s atestem pro dotisk např. v laserovych tiskarnach, kopirkach a pod. tedy neco, u ceho se ceka, ze to bude brat nejaky podavac a dale zpracovavat. cena toho bezdreveho nenatiraneho je cca 2,5 krat vyssi nez u prvne zminovane kridy.

Obecne by na strojni zpracovani mely byt vhodnejsi papiry, ktere maji ten atest na dotisknuti. Ten rika to, ze si s takovym papirem poradi podavace a to je v podstate i takovy scaner se zasobnikem.

Volební komisaři

• II-cl.6,bod (4) Ve volební místnosti musí být nepřetržitě přítomny dvě osoby, jmenované senátem na návrh volební komise. Tyto osoby dohlížejí ve volebních místnostech na řádný chod voleb.

pozn. Tyto osoby my zde označujeme pojmem komisaři.

jméno, příjmení, pracoviště + označení volební místnosti, kde bude komisař sedět

?

• II-cl.6,bod (2) Počet a umístění volebních místností schválí senát na návrh volební komise podle počtu a rozsahu volebních okrsků.
• Tajemnice tato pracoviště osloví s požadavkem sdělení osob, které budu zajišťovat dozor při volbách - tj, námi nyní označení volební komisaři. Schvaluje jejich jména AS.

Sčítací místnost

Sčítání by probíhalo jako minule ve velké terminálovně. Na termín voleb bude třeba ji zablokovat (dát ceduli na dveře). Tiskárny nastavit tak, aby nepracovaly přes SafeQ.

Workflow

Výběr student/učitel

• Změnu zam. poměr student si uživatel zajistí na personálním oddělení. Defaultně volí jako student.
• Všichni PGS si mohou do 3 týdnů před volbami zvolit, za koho budou volit. Jinak se rozhodne následujícím způsobem:
  • Je-li studentem kombinované formy studia, bude zařazen mezi ak. pracovníky.
  • Jinak bude veden jako student.

Schůzka pověřených osob

Osoby pověřené dohledem voleb se sejdou před volbama.

• Toto jsme zrušili - časově náročné. Osoby pověřené dozorem byli emailem kontaktováni,

emailem dostali pokyny + manuál na práci s databázi, mají čas si SW vyzkoušet.

• rozdat hesla - HESLA jim přiděli IT na osobní kontakt.
• rozdat fixy, až při předání urny a volebních lístků, a volebních seznamů.

Příprava lístků

• musí být orazítkovány

Workflow ve volební místnosti

1. Volič přijde do (libovolné) volební místnosti (X).
2. Volební komisař č.1 jej bude jednoznačně identifikovat podle OP, ISIC-ITIC
3. Volební komisař č.1 vyhledá tohoto Voliče v online Databázi podle rodného čísla
4. Objeví se "karta voliče" s vyznačením barvy potřebného lístku (jaké to budou barvy? Upravíme podle toho webovou aplikaci, která v tuto chvíli pouze napíše, zda volič volí za studenty či učitele.)
5. Volič potvrdí, že je to opravdu jeho záznam
6. Komisař vydá Voliči volební lístek příslušné barvy a současně v počítači na online kartě zaškrtne, že lístek vydal - POTVRZENÍ VOLEBNÍ ÚČASTI
   1. tím se do databáze dostane informace Kdy a Kde volič volil.
   2. Záznam bude uzamčen pro další editace.
7. Volič se volebního komisaře č.2 osobně podepíše do seznamu voličů, který bude shodný a vytištěný pro všechna volební místa.
8. Volič za plentou označí max. 15 jmen vyplněním koleček u jmen osob, které si vybral.
9. Volič vhodí lístek do Urny (označené pořadovým číslem místnosti X)

Poznámky

Bude-li chtít volit podruhé, a z jiného místa, karta voliče oznámí, že již volil, kdy a kde. Bude-li tvrdit, že nevolil, že je to chyba, bude možno telefonicky okamžitě ověřit ve volební místnosti, uvedené v záznamu, zda je podepsán v seznamu voličů. Je-li ve volební místnosti problém s připojením, může volební komisař zavolat pověřené osobě na OVT, která potvrdí volební účast.

(pozn. nebude-li tam podepsán, je to chyba, a komisař ve volební místnosti, který jej omylem takto označil je může zase uvolnit - zadáním RESET. Volba "reset" je nyní v detailu uživatele dostupná pouze komisaři, který má přiřazenu stejnou místnost jako komisař, který volbu prováděl. Tj. pouze tam, kde lze ve vytisknutém seznamu voličů ověřit, že v dané volební místnosti není podepsán, takže tam skutečně nevolil.

• Volič označí max. 15 jmen vyplněním kolečka u jména osoby, které zvolil.

Řešení problémů

• Pokud dojde k přerušení internetového připojení v malých volebních místnostech, budou to řešit místní volebí komisaři telefonem do jedné z centrálních volebních místností.

Workflow v sídle volební komise

• II-cl.7,bod (5) Po skončení voleb jsou všechny volební urny rozpečetěny na zasedání volební komise za účasti minimálně tří jejích členů, a bez přítomnosti cizích osob. Jsou spočítány odevzdané volební lístky zvlášť pro obě části akademické obce a rozděleny na platné a neplatné. Volební lístek je neplatný, je-li označeno více kandidátů než 15 nebo je jinak nesrozumitelný. Ve sporných případech rozhoduje o platnosti volebního lístku a hlasu voliče volební komise hlasováním.
• II-cl.7,bod (6) Volební komise sečte hlasy na platných volebních lístcích a sestaví pořadí podle počtu získaných hlasů pro každou část akademické obce samostatně.

Sídlem volební komise bude velká terminálovna U nem. 4, kde jsou 2 scanery

Po ukončení voleb budou jednotlivé urny přivezeny volební komisi.

• Volební komise otevře urnu z jednoho volebního místa, dle databáze zjistí počet voličů a to jak S tak U typu.
• Spočítá počet lístků z obou beden, porovná s volebním seznamem.
• Lístky se zorientují, polepí samolepkou s čárovým kódem (nebo jiným identifikátorem - jak učí P-tým) a dají se do skeneru. Členové P-týmu + někdo z volební komise AS je oscanují.
• SW je zpracovává. P-tým odevzdá výsledek za jednu bednu.

Analýzu - počítání dle Vol.řádu MUSÍ provádět volební komise dle VŘ bez přítomnosti cizích osob. Technika-počítač a scanner jako nástroje nejsou cizí osoby. Přítomnost dalších dvou-tří IT specialistů - musí schválit senát, jmenovitě, stejně jako schvaluje volební komisi jmenovitě osoby dohlížející na volby v jednotlivých volebních méstnostech, kteří mj. budou mítí login+heslo pro modifikaci databáze voličů.

Potřebný HW - scanner-tiskárna-PCčka musí být v jedné místnosti, která bude určena pro volební komisi. !!!

Doporučený postup pro analýzu lístků

• scan lístku
• zhodnocení, čitelnost
• vyhodnocení platnosti - do 15 označených jmen
• započtení zvolených jmen do databáze kandidátů
• započtení lístku podle S/U a volebního místa
• neplatný lístek vyřadit, mechanicky, předat k okamžité kontrole vyřazení volební komisii
• nečitelný lístek vyřadit a předat k ručnímu vložení jmen, resp. opravě "obrázku" ???

Bude-li tento postup trvat 2 vteřiny bude 1800 lístků - minulý počet - vyhodnoceno za hodinu.

Bude-li to trvat 2x více, 4 vteřiny, stejně bude vše za 2 hodiny hotovo.

Volební lístky (vždy z jedné urny) budou

• očíslovány, pořadově, tiskárnou, finální číslo MUSÍ souhlasit s údajem z databáze
• oscanovány
• analyzován obsah každého lístku, zda je platný (více než 15 zvolených je neplatné, nečitelné nutno individuelně ověřit)
• proveden součet zvolených osob za toto konkrétní volební místo, a část obce S/U.

Tento postup bude proveden pro každou volební urnu.

Po provedení analýzy všech volebních uren pracovník IT předá volební komisi výsledek z databáze.

• počet analyzovaných volebních lístků, podle barev - S/U, podle volebního místa
• počet hlasů pro každého kanidáta a to počet hlasů S, počet hlasů U, celkový počet hlasů

SW pro zajištění voleb

Databáze akademické obce

Dostupná on-line, minimálně 4 týdny před volbami, read only, každý se může po zadání rod.čísla ověřit, zda je členem akademické obce 1.LF

• Postgraduální studenti do 3 týdnů před volbami mohou určit, za koho volí - S/U.
• U těch, kteří tak neučiní je třeba databázi opravit podle vol.článku II-2-3. (toto již fungovalo i při minulých volbách)
• Při volbách bude volebním komisařům povolen editační přístup do databáze, login+heslo. Komisař může pouze zatrhnout volební účast (nebo záznam odemknout v případě chyby).
• Databáze bude zaznamenávat kdo a kdy co změnil.

Databáze bude doplněna o tyto další položky

• kde volil, automaticky doplní při volbě, podle volební místnosti + identifikátor volebního komisaře, který bude přilogován
• kdy volil, volby budou pravděpodobně opět dvoudenní
• zda volil jako student (S), u studentů toto bude automaticky nastaveno
• zda volil jako učitel (U), u pedagogů toto bude automaticky nastaveno

* u postgraduálních studentů bude již toto také určeno !!!

WWW rozhraní

Bude použita upravená verze programu, pomocí něhož si v minulých letech uživatelé mohli po zadání rodného čísla ověřit, zda jejich údaje v seznamu voličů jsou správné. Tato funkce zůstane zachována, přibudou ovšem účty pro administrátory, kteří budou sedět ve volebních místnostech. Každý z administrátorů bude mít u svého účtu uvedeno, v jaké místnosti (kód a název) se nachází. U každé operace, kterou v aplikaci provede, bude tedy jasné, kdo akci provedl, kdy a kde. Budou také zajištěny základní statistiky volební účasti. Po příchodu voliče administrátor vyhledá jeho záznam, který si volič prohlédne a odsouhlasí, že jde opravdu o něj. Administrátor odklikne, že tento uživatel absolvoval volby. Pokud dojde k přehmatu a volební účast bude zatrhnuta omylem, komisař v místnosti, kde k omylu došlo, bude mít možnost chybu napravit.

Struktura databáze aplikace

Tabulka seznamu voličů - do ní budou naimportována vstupní data

• id - unikátní ID voliče
• rodcislo
• prijmeni
• jmeno
• titul
• titulza
• kobor - kód studijního oboru
• rocnik
• pracoviste
• za_zamestnance - je-li true, PGS bude volit za zaměstnance.
• volby_komisarID - ID komisaře, který potvrdil, že volič absolvoval volby.
• volby_cas_datum - čas a datum potvrzení
• volil - absolvoval již volič volby?

Tabulka volebních komisařů

• id - unikátní ID komisaře
• login
• heslo
• prijmeni
• jmeno
• pracoviste
• volebni_mistnost_ID - kód volební místnosti
• volebni_mistnost_název - název volební místnosti
• datum_voleb - předpokládané datum voleb

Termíny

• 30.6.2010 proběhla kontrola kopírovacích strojů ve velké terminálovně - zda vyovují pro scan lístů - výledek OK
• 4.8.2010 - volby na nečisto
• 1.12– 2.12.2010 – volby AS

Literatura

• Volební a jednací řád akademického senátu 1. lékařské fakulty
• Jak sčítat hlasy, www.akademon.cz, 4.6.2010
• New technology will make election voting more efficient, University of Birmingham dostupné on-line

Kontakty

• Bohuslava Trnková, metodika voleb, btrnkova(at)seznam.cz, 2 2496 4278
• Zdeněk Fidler, přijímačky team (P-tým), zdenek(at)fidler.cz